Zo laat je Google meeschrijven in je Zoom-vergadering

Google Meet maakte vorige maand vergadernotities voor 110 miljoen deelnemers. Dat zijn meer mensen dan de volledige bevolking van Duitsland die in dertig dagen hun vergadering lieten samenvatten door AI. Nu werkt diezelfde knop ook als je vergadert in Zoom, Teams of gewoon aan tafel. Ondertussen bouwt Sheets op commando interactieve dashboards, kanban-borden en heatmaps. Drie Workspace-functies die je vandaag kunt activeren, als je weet waar je moet klikken.

Wat is Workspace Intelligence?

Google noemt het Workspace Intelligence: een AI-laag die dwars door je Gmail, Drive, Agenda en Chat heen kijkt. Denk aan een collega die alles leest wat je ooit hebt geschreven en die precies weet welk bestand bij welk project hoort. Alleen vergeet deze collega niks en is hij 24 uur per dag beschikbaar.

De motor draait op Gemini, Googles eigen AI-model. Workspace Intelligence combineert dat model met de context uit je hele Google-omgeving: je mailgeschiedenis, je documenten, je agenda-afspraken. Het resultaat zijn drie functies die je vandaag kunt aanzetten.

Zo zet je Take Notes for Me aan in Zoom of Teams

Dit is de functie die de meeste mensen niet kennen. Take Notes for Me bestond al in Google Meet, maar sinds Cloud Next 2026 werkt het ook als je vergadert op een ander platform. Het gebruik groeide 8,5 keer ten opzichte van vorig jaar, volgens Googles eigen cijfers.

Zo doe je het:

Stap 1: Open Google Meet. Ga naar meet.google.com op je laptop of open de Google Meet-app op je telefoon. Je hoeft geen vergadering te starten of in te plannen.

Stap 2: Klik op "Take Notes for Me". Op het startscherm staat de knop. Klik erop. De AI activeert zich en begint te luisteren via de microfoon van je apparaat.

Stap 3: Open je Zoom- of Teams-vergadering. Start je vergadering zoals je normaal doet. Google Meet draait op de achtergrond en vangt via je microfoon op wat er gezegd wordt.

Stap 4: Bekijk de samenvatting. Na afloop verschijnt een Google Doc met een volledige samenvatting en een lijst actiepunten. Jij hoeft niks te typen.

Wacht even, je moet dus altijd eerst Google Meet openen? Ja. Het is een extra stap. Maar het alternatief is zelf notulen tikken terwijl je luistert, en eerlijk: wie doet dat nog goed na een halfuur vergaderen?

Overigens werkt het ook voor fysieke vergaderingen. Zet je laptop open, klik de knop aan en de AI schrijft mee terwijl je met je team aan tafel zit. Handig voor die wekelijkse standup waar nooit iemand actiepunten noteert.

Goed om te weten:

• De vergadering hoeft niet in Google Calendar te staan.
• Het account van de organisator bepaalt of Take Notes for Me beschikbaar is, niet dat van de deelnemers.
• Voorlopig werkt het in een enkele taal per sessie. Schakelt je vergadering halverwege naar Engels, dan mist de samenvatting stukken.
• Je kunt Take Notes for Me als standaard instellen, zodat het automatisch start bij elke vergadering.

Wat kun je met Sheets Canvas?

Sheets Canvas verandert een saaie spreadsheet in een interactieve mini-app. Je beschrijft in gewone taal wat je wilt zien en Gemini bouwt het voor je. Geen handmatig klikken door grafiekmenu's, geen worstelen met draaitabellen.

Zo open je het:

1. Open een Google Spreadsheet met data erin.
2. Ga naar Tools > Create canvas (of Insert > Create a canvas).
3. Beschrijf wat je wilt: "Maak een dashboard van de omzetcijfers per regio."
4. Gemini bouwt een interactieve visualisatie bovenop je data.

Het bijzondere: dit is geen statische grafiek. Canvas bouwt een lees- en schrijflaag bovenop je spreadsheet. Je kunt items slepen in een kanban-bord, datums aanpassen in een kalender, en getallen wijzigen in een dashboard. Alles synchroniseert direct terug naar je spreadsheet.

Vorige maand schreven we over ChatGPT's sidebar in Excel. Het verschil: ChatGPT helpt je formules schrijven en data opschonen, maar Sheets Canvas gaat een stap verder. Het bouwt een complete visuele applicatie bovenop je data die je met collega's kunt delen.

Welke prompts werken het best?

De kracht van Sheets Canvas zit in specifieke prompts. Hoe concreter je beschrijving, hoe beter het resultaat. Hier zijn vijf prompts die goed werken, gebaseerd op Googles eigen handleiding:

Groepeer alle taken op status en maak een kanban-bord met drag-and-drop

Bouw een dashboard met omzet, kosten en winst per maand als staafdiagram

Maak een kalender van alle deadlines in kolom D

Vergelijk de ROI van elke marketingcampagne en sorteer van hoog naar laag

Converteer dit dashboard naar dark mode

Canvas werkt met data uit een enkel tabblad. Staat je data verspreid over meerdere tabbladen? Combineer ze eerst met een prompt als: "Combineer de data uit tabblad Q1 en Q2 in een overzicht." En daarna bouw je er een canvas bovenop.

Een tip die je nergens in de officiële documentatie vindt: begin met een eenvoudige prompt en verfijn daarna stap voor stap. "Maak een dashboard" geeft een generiek resultaat. "Maak een dashboard met alleen de top 5 campagnes op ROI, toon omzet als balk en ROI als lijn" geeft precies wat je nodig hebt.

Wat kost het en welk abonnement heb je nodig?

Niet elk Google Workspace-abonnement geeft toegang tot deze functies. Hier is het overzicht in euro, de prijzen die je als Nederlands bedrijf betaalt:

• Business Starter (€6,80/mnd) - Gemini in Gmail en de Gemini-app. Geen Take Notes for Me, geen Sheets Canvas.
• Business Standard (€13,60/mnd) - Alles wat je nodig hebt: Gemini in Gmail, Docs, Meet en Sheets. Take Notes for Me en Sheets Canvas inbegrepen.
• Business Plus (€21,10/mnd) - Alles van Standard plus eDiscovery en geavanceerd apparaatbeheer.
• Enterprise - Prijs op aanvraag. Extra AI-governance en dataclassificatie.

Alle prijzen zijn per gebruiker per maand, exclusief 21% BTW. Voor een team van tien op Business Standard betaal je €136 per maand exclusief BTW, of €164,56 inclusief. Google biedt momenteel 50% korting op de eerste drie maanden voor nieuwe aanmeldingen: €6,80 per gebruiker per maand, daarna het normale tarief.

Ter vergelijking: een losse notulenservice als Otter.ai kost €16,99 per gebruiker per maand. Als je al Google Workspace Business Standard hebt, betaal je voor vergadernotities effectief nul euro extra.

Wanneer past dit niet?

Niet elke situatie vraagt om AI-notulen en automatische dashboards. Eerlijk zijn over de beperkingen bespaart je frustratie.

Take Notes for Me werkt in een enkele taal per sessie. Schakelt je team regelmatig tussen Nederlands en Engels, dan mist de samenvatting delen. Ondersteuning voor meerdere talen zit er nog niet in. Voor teams die standaard tweetalig vergaderen, is Googles bredere Gemini-plannen interessanter op langere termijn.

Sheets Canvas draait alleen op desktop. Op je telefoon of tablet kun je bestaande canvassen bekijken, maar niet aanmaken. Canvas leest data uit een enkel tabblad, dus een complex spreadsheet met twintig gekoppelde tabbladen past niet. Grote datasets kunnen problemen geven bij het genereren.

Als je al tevreden bent met Otter.ai, Fireflies of een andere notulenservice, is er weinig reden om te wisselen, tenzij de integratie met Google Docs voor jou de doorslag geeft. De Google-oplossing wint op naadloze koppeling met je bestaande Workspace-omgeving, maar verliest op taalonafhankelijkheid.

Wat kun je hier morgen mee?

Drie dingen die je deze week kunt doen:

1. Activeer Take Notes for Me bij je eerstvolgende Zoom-vergadering. Het kost letterlijk een klik. Open meet.google.com, druk op de knop, start je Zoom-vergadering. Na afloop heb je een samenvatting in Google Docs zonder dat je iets hebt getypt.
2. Open je drukste spreadsheet en maak een Canvas-dashboard. Vijf minuten werk. Kies Tools > Create canvas, beschrijf wat je wilt zien en deel het resultaat met je team. Collega's die normaal niet in spreadsheets kijken, snappen je data ineens wel.
3. Controleer je Workspace-abonnement. Ga naar admin.google.com en kijk of je organisatie op Business Standard of hoger zit. Zo niet, dan zijn deze functies niet beschikbaar voor je medewerkers. De upgrade van Starter naar Standard kost €6,80 per gebruiker per maand extra, inclusief de introductiekorting.

Wil je op de hoogte blijven van dit soort praktische AI-updates? Schrijf je in voor onze dagelijkse AI-nieuwsbrief.