De meeste mkb-bedrijven gebruiken ChatGPT of Claude alsof het een collega is die zonder introductie aan het werk wordt gezet. Geen briefing over het bedrijf, de klanten of de sector. Het resultaat: generieke antwoorden die net zo goed uit een Google-zoekopdracht hadden kunnen komen. Ondertussen loopt twintig procent van alle zakelijke ChatGPT-berichten al via een Custom GPT die de bedrijfscontext wel kent, blijkt uit het State of Enterprise AI-rapport van OpenAI. Het verschil begint bij een document van een enkele A4.
Waarom geeft je AI-tool generieke antwoorden?
AI-modellen weten enorm veel over de wereld, maar niets over jouw bedrijf. Ze kennen je sector niet, je klanten niet, je producten niet en de manier waarop je communiceert niet. Elke keer dat je een vraag stelt zonder context, begint het model opnieuw bij nul.
Dat verklaart waarom zoveel ondernemers na een paar weken teleurgesteld afhaken. De antwoorden kloppen technisch, maar ze missen de nuance die ze bruikbaar maakt voor jouw specifieke situatie. Een offerte die klinkt als een template. Een klantenmail die je toch weer helemaal herschrijft. Een blogartikel dat de toon van je concurrent had kunnen zijn.
Overigens is dat precies wat het verschil maakt tussen bedrijven die AI echt in hun werkprocessen hebben zitten en bedrijven waar het een losse tool naast de e-mail blijft. De eerste groep geeft de tool context. De tweede groep verwacht dat de tool het zelf uitzoekt.
Volgens de meest recente CBS-cijfers gebruikt zeventien procent van de Nederlandse bedrijven AI. Maar slechts 34 procent van de organisaties wereldwijd bereikt wat Deloitte in haar jaarlijkse AI-onderzoek omschrijft als diepgaande AI-transformatie. Het verschil zit zelden in het model. Het zit in de context die je het model geeft.
Wat zit er in een goed bedrijfsprofiel?
Een bedrijfsprofiel voor AI is een gestructureerd document van 500 tot 800 woorden dat de essentie van je organisatie bevat. Denk aan de onboarding-brief die je een nieuwe medewerker zou geven op dag een: wie zijn we, wat doen we, voor wie, en hoe communiceren we.
Het profiel bevat vijf onderdelen:
- Bedrijfsomschrijving. Sector, omvang, vestigingsplaats, kernactiviteit. Twee tot drie zinnen volstaan.
- Producten of diensten. Wat je verkoopt of levert, voor welk probleem, in welke prijsklasse. Wees specifiek: niet "installatiewerk" maar "warmtepompen, zonnepanelen en laadpalen voor particulieren in West-Brabant".
- Doelgroep. Wie je klanten zijn, wat hen bezighoudt, welke taal ze spreken. Een woningcorporatie communiceert anders dan een startup.
- Tone-of-voice. Hoe je bedrijf communiceert. Drie tot vijf bijvoeglijke naamwoorden en een voorbeeldzin uit een recente mail of offerte. Dit is het onderdeel dat het meeste verschil maakt in de output.
- Beperkingen. Wat je AI-tool niet mag doen of beweren. Denk aan claims over certificeringen die je niet hebt, of prijzen die niet actueel zijn.
De volgorde doet ertoe. AI-modellen geven de meeste aandacht aan het begin van de context. Zet je bedrijfsomschrijving en doelgroep bovenaan, de beperkingen onderaan.
Zo schrijf je het in een uur
Het schrijven kost minder tijd dan de meeste ondernemers verwachten. Een uur is meer dan genoeg. Veel bedrijven maken het zichzelf onnodig moeilijk door te beginnen met een leeg document. Begin in plaats daarvan met de vijf vragen hierboven en beantwoord ze alsof je het aan een nieuwe collega uitlegt.
Hieronder staat een concreet voorbeeld voor een fictief Nederlands installatiebedrijf. Kopieer de structuur en pas de inhoud aan voor je eigen organisatie.
Stap 1: beschrijf je bedrijf in drie zinnen.
"Verhoeven Installatietechniek is een installatiebedrijf in Breda met 28 medewerkers. We installeren en onderhouden warmtepompen, zonnepanelen en laadpalen voor particulieren en kleine bedrijven in West-Brabant. Onze klanten kiezen ons vanwege snelle responstijd en eerlijk advies, ook als dat betekent dat we een project afraden."
Stap 2: som je diensten op met kerninfo.
"Warmtepompen (lucht-water, grond-water), zonnepanelen (tot 20 panelen residentieel, tot 200 zakelijk), laadpalen (thuis en kantoor). Prijsrange: 3.500 tot 45.000 euro per project. Gemiddelde doorlooptijd: 3 tot 8 weken."
Stap 3: beschrijf je klant.
"Huiseigenaren tussen 35 en 65 die verduurzamen uit kostenbesparing of overtuiging. Kleine bedrijven die hun kantoor of wagenpark willen vergroenen. Kennis van techniek varieert sterk. Communicatie moet altijd begrijpelijk zijn, nooit vakjargon zonder uitleg."
Stap 4: definieer je tone-of-voice.
"Nuchter, eerlijk, behulpzaam, nooit pusherig. We schrijven zoals we praten: in gewone mensentaal. Geen marketingtaal, geen superlatieven. Als iets duur is, zeggen we dat. Voorbeeld: 'Een lucht-water warmtepomp is de meest gangbare oplossing voor een tussenwoning. Reken op 6.000 tot 9.000 euro inclusief installatie.'"
Stap 5: stel de grenzen.
"Noem nooit specifieke subsidiebedragen, die veranderen te snel. Geef geen garantie op terugverdientijden. Verwijs bij juridische vragen altijd door. Gebruik nooit 'goedkoopste' of 'beste' zonder onderbouwing."
Wacht even, valt je op hoe specifiek dit is vergeleken met "wij zijn een installatiebedrijf dat klanten helpt"? Hoe concreter het profiel, hoe minder nabewerking je output nodig heeft. Het installatiebedrijf in dit voorbeeld produceert nu offertemails die klinken alsof een medewerker ze zelf heeft getypt, inclusief de nuchtere toon en het eerlijke prijsadvies.
De juiste plek per tool
Elk groot AI-platform biedt een andere manier om je bedrijfsprofiel in te laden. Hieronder de opties voor Nederlandse bedrijven, met actuele prijzen in euro inclusief btw.
| Tool | Waar je het invoert | Contextruimte | Prijs per maand |
|---|---|---|---|
| ChatGPT | Custom Instructions (via Instellingen) | ~1.500 tekens | Gratis of Plus: 22 euro |
| ChatGPT Team | Custom GPT met Knowledge-bestanden | Tot 20 bestanden per GPT | 30 euro per gebruiker |
| Claude | Projects (project-context) | Tot 200.000 tokens | Pro: 20 euro, Team: 30 euro |
| Copilot | Microsoft 365 Business Chat | Varieert per licentie | 30 euro (M365 Copilot) |
Het gebruik van Custom GPTs steeg dit jaar met factor negentien, meldde OpenAI. Inmiddels loopt een op de vijf zakelijke berichten via zo'n aangepaste versie. Dat zijn allang geen early adopters meer.
Claude's Projects-functie biedt de meeste ruimte voor context. Je kunt complete documenten toevoegen als projectcontext, inclusief productcatalogi, prijslijsten en stijlgidsen. Alles wat je in het project plaatst, neemt Claude mee in elk gesprek binnen dat project. Dat maakt het bijzonder geschikt voor teams die regelmatig dezelfde soort opdrachten geven, van klantcommunicatie tot interne rapportages.
Bij ChatGPT zijn de standaard Custom Instructions beperkt tot ongeveer 1.500 tekens. Dat is krap voor een volledig profiel. De praktische oplossing: zet de kern (bedrijfsomschrijving, doelgroep, tone-of-voice) in je Custom Instructions en bewaar de uitgebreide versie als Custom GPT die je hele team kan gebruiken.
Wat mag er absoluut niet in?
Een bedrijfsprofiel moet je AI-tool slimmer maken, niet onveiliger. Uit onderzoek van TheAIDaily bleek dat 44 procent van de Nederlandse mkb-medewerkers bedrijfsdata deelt met gratis AI-tools. Gemiddeld 3,1 keer per week. Vaak zonder te weten wat er met die data gebeurt.
Drie regels houden je bedrijfsprofiel veilig:
- Geen wachtwoorden, API-keys of financiële details. Je AI-tool hoeft niet te weten wat je omzet is om een goede offerte te schrijven. Houd bedrijfskritieke cijfers buiten het profiel.
- Geen persoonsgegevens van klanten. De AVG verbiedt het verwerken van identificeerbare klantdata via AI-tools zonder verwerkersovereenkomst. Beschrijf je doelgroep in algemene termen ("huiseigenaren in West-Brabant"), niet met namen of contactgegevens.
- Geen bedrijfsgevoelige strategie. Je tone-of-voice en productaanbod zijn veilig om te delen. Je ongedeelde margestrategie, acquisitieplannen of interne omzetcijfers niet.
Overigens bieden betaalde abonnementen zoals ChatGPT Plus en Claude Pro standaard de optie om je data niet te laten gebruiken voor modeltraining. Bij gratis versies is die garantie er niet altijd. Check de data-instellingen van je AI-tool voordat je een bedrijfsprofiel invoert.
Hoe groot is het verschil?
OpenAI meldde eerder dit jaar dat werknemers die AI effectief inzetten veertig tot zestig minuten per werkdag besparen. Het woord effectief doet daar het zware werk. Effectief gebruik begint bij context.
Een concreet voorbeeld maakt het verschil zichtbaar. Vraag je ChatGPT zonder context om een offerte-mail te schrijven, dan krijg je een generiek sjabloon dat je alsnog helemaal moet aanpassen aan je eigen stijl, producten en prijzen. Voeg je een bedrijfsprofiel toe, dan schrijft het een mail die klinkt alsof jij hem hebt getypt. Inclusief de juiste toon, de juiste productdetails en de juiste prijsklasse. Dat is het verschil tussen copy-pasten en echt delegeren.
Het cumulatieve effect maakt het pas echt interessant. Elke prompt bouwt voort op dezelfde context. Na een week heb je niet een betere e-mail, maar tientallen. Na een maand heeft je hele team een consistent communicatieniveau, zonder dat iedereen dezelfde schrijfcursus hoeft te volgen.
Volgens onderzoek van Boston Consulting Group behaalden bedrijven die AI structureel inzetten 1,7 keer hogere omzetgroei dan vergelijkbare bedrijven die dat niet deden. Context is daar niet de enige verklaring voor, maar het is wel de snelste winst. De meeste organisaties stappen er nog steeds overheen.
Drie fouten die je bedrijfsprofiel waardeloos maken
Niet elk bedrijfsprofiel werkt even goed. Deze drie fouten komen het vaakst voor.
Te vaag. "Wij zijn een dienstverlenend bedrijf dat klanten helpt met digitale oplossingen." Dit vertelt de AI-tool niets dat het niet al had kunnen verzinnen. Noem je sector, je producten en je klanten bij naam. Specifiek is bruikbaar, vaag is waardeloos.
Te lang. Een profiel van drieduizend woorden raakt begraven in de context. AI-modellen worden minder nauwkeurig naarmate de instructie langer wordt. Houd het bij 500 tot 800 woorden. Schrap alles wat de AI niet nodig heeft om de juiste output te maken.
Nooit bijgewerkt. Je bedrijf van een jaar geleden is niet meer je bedrijf van vandaag. Nieuwe producten, een andere doelgroep, een aangepaste stijl. Een kwartaalupdate kost vijftien minuten en voorkomt dat je AI-tool verouderde informatie gebruikt in klantcommunicatie.
Wat kun je hier deze week mee?
Plan een uur in je agenda. Niet volgende maand. Deze week. Schrijf je bedrijfsprofiel aan de hand van de vijf stappen hierboven en plak het in de Custom Instructions van je meest gebruikte AI-tool. Test het met drie opdrachten die je vorige week ook aan AI gaf en vergelijk de output met wat je toen kreeg.
De volgende stap is je AI-werkwijze voor het hele team vastleggen. Een bedrijfsprofiel werkt het best als iedereen dezelfde versie gebruikt. Deel het via een gedeeld document, of bouw er een Custom GPT omheen die het hele team kan openen.
Twintig procent van de zakelijke ChatGPT-gebruikers doet dit al. De rest typt nog steeds zonder introductie. Het verschil is een uur werk.
